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Competenze manageriali: Time Management, la gestione del tempo

Una delle competenze essenziali che un Team Leader deve possedere è sicuramente la gestione del tempo, time management. La corretta gestione del tempo a disposizione è correlata alla nostra capacità di gestire il nostro Focus in termini di attenzione rispetto alle attività chiave.

Questa capacità permette alle attività di procedere in tutte le fasi di sviluppo fino al raggiungimento degli obiettivi, in modo ordinato e trasparente.

Organizzare il tempo di una giornata lavorativa crea inevitabilmente delle aspettative che nella realtà dei fatti spesso vengono disattese se la capacità di gestione del tempo è debole o parte da decisioni inefficaci (per esempio: uno sbilanciamento in termini quantitativi di attività rispetto alle ore lavorative di una singola giornata).

Il mio suggerimento come coach è decidere le priorità e dove focalizzarsi maggiormente. Per agevolare il processo possiamo schematizzare le attività del Team Leader suddividendole in due tipologie:

  • attività di valore: lavori che portano progettualità, sviluppo, miglioramento;
  • attività di routine: mansioni quotidiane che non possiedono un reale valore, ma concorrono al mantenimento (ad esempio: fatturazione, gestione degli insoluti, gestione dello sviluppo di un progetto, problem solving), attività nate da un progetto già in corso.
Un ottimo metodo per gestire il carico di lavoro ottimizzando il tempo è il seguente:
  • elencare le singole attività suddividendole per macrofamiglie (ad esempio: contabilità, commerciale, back office, avanzamento del progetto);
  • inserire in ogni macrofamiglia le relative mansioni da svolgere;
  • evidenziare con due colori differenti le attività di routine e le attività di valore all’interno della lista redatta.
Non ha importanza il supporto utilizzato per la redazione della lista (smartphone, pc, agende…), l’obiettivo è poter avere una visione d’insieme e chiara delle attività per comprendere in modo immediato ed efficace le macroaree da gestire nell’arco della singola giornata e di tutta la settimana lavorativa.

Un altro suggerimento utile per il Team Leader da associare a questo metodo è quello di dedicare sempre e in modo tassativo un’ora di tempo della giornata lavorativa alle attività di valore. Questa regola, se applicata costantemente, permette di avere 22 ore nell’arco di un mese che il Team Leader avrà dedicato allo sviluppo, alla progettualità e al miglioramento evitando così di essere concentrato esclusivamente sulle attività di routine e riuscendo ad equilibrare l’andamento di tutte le attività ottimizzando il tempo.

Questo metodo è essenziale per lo sviluppo personale di un Team Leader, poiché lo rende forte come coordinatore e sicuro sulla gestione delle tempistiche. In questo modo diventa più immediato capire la quantità di macroaree che è possibile gestire concretamente, riuscendo a stabilire le attività di priorità rispetto a quelle procrastinabili. Inoltre si facilita anche il progresso delle attività di routine di un progetto. L’obiettivo è lavorare con uno stato d’animo più produttivo che nasca dalla consapevolezza di essere in grado di gestire le attività nel tempo.


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