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Competenze manageriali: organizzazione efficace

Una delle componenti essenziali del Team Leader è la capacità di organizzazione efficace, in particolar modo di riunioni che concretizzino soluzioni coerenti e ottimizzino il tempo dei partecipanti. Si tenga presente che le riunioni costituiscono la struttura dell’impianto di comunicazione tra Team Leader e collaboratori, pertanto sono uno strumento di prima necessità per il corretto funzionamento della macchina aziendale.

Per una comunicazione efficace è necessario che i membri condividano la Visione e le strategie durante le riunioni, evitando di discutere solamente dei conflitti. Le riunioni devono essere convocate secondo un piano prestabilito e non nel momento in cui emerge una situazione problematica.

Per rendere il quadro più chiaro è possibile suddividere le tipologie di riunioni in questo modo:

  • riunioni strategiche: condivisione con i responsabili di funzione di attività legate a progetti strategici, a nuovi prodotti, a nuovi servizi e a piani di crescita;
  • brief giornalieri: focalizzazione delle attività del giorno tra i vari reparti dell’azienda.
Le riunioni legate alla condivisione della Visione e delle strategie del Team Leader appartengono alla prima tipologia e per essere organizzate efficacemente e portare a risultati concreti devono seguire cinque regole basilari:
  • Cadenzare le riunioni. Pianificare un piano annuale in cui vengono programmati tutti gli incontri preventivamente e aggiornare il team;
  • Stabilire durata della riunione. Chiarire preventivamente la durata dell’incontro e rispettarla per evitare malumori che potrebbero incidere sullo svolgimento delle attività;
  • Preparare i partecipanti alla riunione. I membri devono essere preparati in vista della riunione. Si consiglia di preparare i membri fornendo loro delle slide, le immagini tendono ad attirare maggiormente l’attenzione e rendono più chiaro ciò che il Team Leader vuole comunicare;
  • Presenza di un coordinatore. Il coordinatore gestisce gli interventi durante la riunione, dà la possibilità ad ogni partecipante di esprimersi, riuscendo a mantenere un focus costruttivo. Il coordinatore è un moderatore che risulterà essenziale anche in momenti di conflitto;
  • Redigere il report. A fine riunione è fondamentale stilare un report comprensivo delle decisioni prese durante l’incontro.


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